Todos manejamos, de forma instintiva, las bases de datos de manera frecuente: una lista de discos musicales, agenda de número telefónicos, direcciones entre otras. Estos ejemplos presumen un repertorio de información que, en la mayoría de los casos, se muestra en forma de registros según una estructura establecida.


Debido a esta estructura, la información está constituida, y las operaciones tan usuales como averiguar, buscar un dato especifico (un teléfono, un disco, dirección) o consultar una cita u obtener una lista ordenada pueden efectuarla de un modo espontáneo y vertiginoso a través de una base de datos que, por la cantidad de información que acumula (en un banco o en una empresa)concibe anular el método manual, demasiado lento y con gran posibilidad de error. Antes de la era de la informática, todas esas operaciones se efectuaban de manera manual, y constaban de grandes salas llenas de archivos donde se recopilaban todos los datos. Actualmente, la informática proporciona el manejo y el almacenamiento de un gran volumen de información mediante los ordenadores y las aplicaciones informáticas de gestión de bases de datos. 

Las operaciones más básicas con las bases de datos son las siguientes:

  Decidir qué información se desea utilizar.

  Analizar cómo se puede agrupar esta información.

  Determinar qué agrupaciones intervendrán en la base de datos.

  Definir qué características de cada uno de los elementos de estas agrupaciones (o tablas) tienen interés para la operación que se desea realizar.

  Asociar a cada uno de los elementos anteriores el tipo de valor (numérico, alfanumérico, gráfico, etc.).

  Analizar posibles relaciones entre las diferentes agrupaciones de datos y la manera de ponerlas en prática.

  Estudiar las modificaciones oportunas a fin de mejorar la organización realizada.

  Poner en práctica los puntos anteriores mediante las tablas y las relaciones entre ellas.

  Generar la información anterior y extraerla cuando se necesite.
Registros, campos y datos



Las bases de datos organizan la información en su interior mediante tablas. Una tabla consta de filas y columnas, de manera equivalente a una hoja de cálculo. Así, una organización a puede fundar su información en una tabla de servicios, otra de clientes, otra de proveedores y otra de pedidos, empleados entre otras. Las tablas componen la particularidad de las bases de datos, ya que éstas se almacenan la información con la que se trabaja posteriormente.


Los registros son las fichas que se ingresan en la tabla, es decir, el conjunto de características que concretan a cada uno de los elementos que conciernen a la tabla. En una tabla, los registros son las filas de la misma. Por lo tanto los campos, son cada uno de los datos asociados a un registro. En una tabla, los campos son las columnas.

Mantenimiento de los datos

En una tabla puede existir un número de registros y de campos tan grande que sería inverosímil representarlos todos en la ventana de la tabla, lo cual involucra que el usuario debe instruirse a desplazar el cursor dentro de la tabla. Algunos movimientos pueden efectuarse sencillamente con el teclado, mediante el tabulador, las flechas y las teclas. Asimismo de estas combinaciones de teclas, el cursor puede desplazarse mediante los botones de navegación, que están situados en la parte inferior de la ventana. Entre ellos, el programa muestra información del registro activo y del número total de registros de la tabla.

Modificación de los datos
De una tabla se deriva con este programa (ACCESS). Cuando se abre una tabla, la aplicación muestra el contenido del primer campo del registro en formato resaltado (por lo general, en letras blancas sobre fondo negro). Al desplazar el cursor sobre otro campo, el contenido de éste también se presentará resaltado. Esto revela que, si se escribe cualquier dato desde el teclado, éste reemplazará al ya existente en el campo activo.

Consultas

Las consultas en Access nos permiten "filtrar" la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.


Filtros
El filtro accede poner una condición para filtrar los registros del origen que queremos surjan en el formulario. El filtro entrará en funcionamiento cuando pulsemos el botón aplicar filtro de la barra de herramientas.


Tipos de filtros

  Filtro por selección: Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla que elementos queremos que aparezcan cumpliendo cierta condición Por ejemplo si solo queremos que aparezcan personas de de la tercera edad.

  Filtro por formulario: Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran número de registros .Tras pulsar sobre el botón filtro por formulario el menú y las herramientas varían una vez seleccionados los criterios en los campos.

  Filtros avanzados: En este tipo de filtro nosotros podremos definir que elementos y con que características o rasgos comunes va a ser filtrados, es decir este tipo de filtro no cuenta con las opciones comunes

  Filtro por eliminación: Este tipo de filtro hará que sólo se muestren los registros que no contengan el valor seleccionado.
Por ejemplo sólo se muestran los clientes cuyo nombre no es Jose Correa.